Privacy policy
De door Fedagrim VZW uitgevoerde verwerkingen van persoonsgegevens (hierna « de gegevens ») zijn onderworpen aan de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”) (hierna genoemd “de privacywetgeving”).
Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de organisatie van onze events “Agribex”, “PotatoEurope” (Belgische editie), “Demogroen” en “Graslanddemo”, hierna gezamenlijk genoemd “het event”
Verantwoordelijke voor de Verwerking
Fedagrim VZW, Jules Bordetlaan 164, bus 4, 1140 Brussel
Tel : +32.(0)2/262.06.00
Email : privacy@fedagrim.be
Tot wie is deze privacy verklaring gericht ?
Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van
- Exposanten, voormalige exposanten en potentiële toekomstige exposanten van het event
- Bezoekers, voormalige bezoekers en potentiële toekomstige bezoekers van het event
- Perscontacten, Public Relations, jury en sprekers
- Personen die ons contacteren voor informatie over het event
- Leveranciers op wie wij een beroep doen in het kader van het event
Categorieën van persoonsgegevens
Afhankelijk van de relatie die wij met u hebben, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken
Exposanten, voormalige en potentiële toekomstige expostanten van het event
Met name:
- Naam, voornaam, geslacht, taal, functie
- Adres, telefoon (vast en/of GSM) e-mail, fax
- Informatie betreffende uw bedrijf: naam, rechtsvorm, adres, telefoon, e-mail, BTW-nummer, ondernemingsnummer, activiteitssector, rekeningnummer
- Events waaraan u/uw bedrijf als exposant heeft deelgenomen
- Events waarvoor u belangstelling heeft getoond of die u mogelijk interesseren
- Transactionele informatie (info mbt uw stand: type, grootte, locatie, onderdelen, contractvoorwaarden, prijs, betalingsinformatie, ev. niet-betaalde facturen, betalingshistoriek, etc.)
- Aantal deelnemers dat uw barcode heeft gebruikt voor deelname aan het event
- Indien u deelneemt aan onze wedstrijd « Selectie van de nieuwigheden « : de informatie die wij van u ontvangen via uw deelname-dossier
- Informatie mbt sponsoring van een van onze events
- Elke andere informatie die u ons vrijwillig heeft meegedeeld (bv. in het kader van tevredenheidsenquêtes, inschrijvingen op onze website, vragen die u ons heeft gesteld, …)
- Datum van registratie van de informatie en bron
Bezoekers, voormalige en potentiële toekomstige bezoekers van het event
Met name :
- Naam, voornaam, geslacht, taal
- Adres, telefoon (vast en/of GSM) e-mail,
- Informatie betreffende uw onderneming: naam, rechtsvorm, adres, telefoon, e-mail, BTW-nummer, ondernemingsnummer, activiteitssector
- Events die u heeft bezocht of waarvoor u zich heeft ingeschreven
- Events waarvoor u belangstelling heeft getoond of die u mogelijk interesseren
- Wanneer u een barcode heeft gebruikt, informatie betreffende de oorsprong ervan (Bv barcode gelinkt aan een exposant, aan reclame in een magazine, aan onze website, …)
- Transactionele informatie (welk event u heeft bezocht, of u een betalend bezoeker bent dan wel bezoeker op uitnodiging, betalingshistoriek, ….)
- Elke andere informatie die u ons vrijwillig heeft meegedeeld (bv. in het kader van tevredenheidsenquêtes, inschrijvingen op onze website, vragen die u ons heeft gesteld, …)
- Datum van registratie van de informatie en bron
Perscontacten, Public Relations, jury en sprekers, personen die ons contacteren voor informatie over het event (hierna «onze Contactpersonen»)
Met name :
- Naam, voornaam, geslacht, taal
- Adres, telefoon (vast en/of GSM) e-mail
- Informatie betreffende uw bedrijf waarvoor u werkzaam : naam, rechtsvorm, adres, telefoon, e-mail, BTW-nummer, ondernemingsnummer, activiteitssector
- Het event waaraan u deelneemt en in welke hoedanigheid (jury, spreker, …)
- Events waarvoor u belangstelling heeft getoond of die u mogelijk interesseren
- Elke andere informatie die u ons vrijwillig heeft meegedeeld (bv. in het kader van vragen die u ons heeft gesteld, …)
- Datum van registratie van de informatie en bron
Leveranciers op wie wij een beroep doen in het kader van het event
Met name :
- Naam, voornaam, geslacht, taal
- Adres, telefoon (vast en/of GSM) e-mail
- Informatie betreffende uw bedrijf: naam, rechtsvorm, adres, telefoon, e-mail, BTW-nummer, ondernemingsnummer, rekeningnummer
- Transactionele informatie (contract, inhoud van geleverde of te leveren prestaties, prijs, betalingsinformatie, betalingshistoriek, ev. geschillen etc.)
- Datum van registratie van de informatie en bron
Informatie verzameld via cookies en soortgelijke technologieën
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij informatie opslaan via onze cookies. Voor meer informatie over dit specifiek gebruik, gelieve onze « cookie policy » te raadplegen, beschikbaar op onze website.
Informatie afkomstig van derden
Wij kunnen ook informatie verwerken die op u betrekking heeft en die afkomstig is uit externe databanken (bv. in exposantencatalogi van gelijkaardige evenementen, op uw websites, via uw invoerder als u een van zijn distributeurs bent, via de Kruispuntbank van Ondernemingen of via bedrijven die gespecialiseerd zijn in datahandel of social media platformen) die wij gebruiken om uw gegevens bij te werken of om u gepersonaliseerde informatie te sturen.
Gebruik van uw gegevens en rechtsgronden
Met uw toestemming (rechtsgrond : artikel 6a van de privacywetgeving) gebruiken en verwerken wij uw gegevens voor volgende doeleinden :
- Om uw vraag te beantwoorden wanneer u ons om informatie vraagt
- Om u onze nieuwsbrief of andere directe marketing communicatie te sturen die u per e-mail wilt ontvangen
Elke gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door contact met ons op te nemen in overeenstemming met de procedure hieronder vermeld in de paragraaf "Uitoefening van uw rechten".
In het kader van de aanvraag van een offerte of de uitvoering van uw contract (rechtsgrond : artikel 6b van de privacywetgeving) :
- Voor het opmaken van een offerte of het afsluiten van een contract (bv. exposantencontact), de uitvoering en de opvolging ervan (algemeen contractenbeheer)
- Voor vermelding van de exposanten in de eventcatalogus via doorgave van de gegevens aan de uitgever van de catalogus
- Voor het algemeen toegangs-, ticket- en bezoekersbeheer
- Voor het algemeen veiligheidsbeheer tijdens het event
- Voor boekhoudkundige en invorderingsdoeleinden
- Voor de bestrijding van mogelijke fraude, overtredingen en inbreuken en om het beheer van geschillen en mogelijke juridische procedures te waarborgen
Wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben bij onze marketingactiviteiten. Bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens zijn immers noodzakelijk voor de uitvoering van onze activiteiten
In dergelijk geval waken wij erover een evenwicht te bewaren tussen ons gerechtvaardigd belang en het respect voor uw privacy (rechtsgrond : artikel 6f van de privacywetgeving):
- Om u direct marketing communicatie per e-mail te sturen op basis van uw impliciete toestemming, indien u een van onze klanten bent (bezoekers die een toegangsbewijs hebben gekocht of wiens toegangsbewijs is betaald door een derde partij, exposanten, ....) en wij uw e-mailadres van u hebben ontvangen. U heeft de mogelijkheid om op elk moment en kosteloos bezwaar te maken tegen dit gebruik van uw e-mailadres.
- Om contact met u op te nemen voor direct marketing doeleinden via andere communicatiemiddelen waarvoor uw voorafgaande toestemming niet vereist is
- Voor aanvragen tot sponsoring
- Om uw gegevens te centraliseren, te combineren en te verrijken met nuttige informatie van externe partners
- Om contact met u op te nemen voor tevredenheidsenquêtes of marktonderzoek
- Als u een van onze Contactpersonen bent, om u onze persberichten of andere nuttige informatie over ons event toe te sturen
- Om onze producten of diensten te verbeteren, onze events, websites of mobiele applicaties aan te passen aan de voorkeuren van onze bezoekers, exposanten, contacten of prospecten
- Voor de bestrijding van mogelijke fraude, overtredingen en inbreuken en om het beheer van geschillen en mogelijke juridische procedures te waarborgen
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (rechtsgrond: artikel 6c. van de privacy wetgeving):
In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verwerken en/of mee te delen aan de overheid of bij wet bepaalde instanties.
Doorgegeven van uw gegevens aan derden
Uw gegevens kunnen aan derden worden doorgegeven in de volgende gevallen :
- Aan onze onderaannemers, in het kader van de diensten die zij voor ons verstrekken (vb. externe ticketingbureaus, catalogusuitgever, dienstverleners mbt de stands, reclamebureaus, IT service providers, cloud service providers, incassobedrijven…). Deze verwerken uw gegevens enkel op basis van onze instructies
- Aan onze partners in logistiek en evenementen
- Aan onze eventuele rechtsopvolgers
- Aan bepaalde autoriteiten in het kader van de naleving van onze wettelijke verplichtingen
Doorgegeven van uw gegevens buiten de Europese Unie
Uw gegevens worden niet overgedragen naar landen buiten de Europese Unie
Bewaringstermijn van uw gegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons bewaard gedurende de volgende termijnen :
| Categorieën van betrokkenen | Bewaringstermijn |
|---|---|
| Prospect exposanten/sponsors, prospect bezoekers |
De bewaringstermijn kan variëren in functie van de frequentie van organisatie van onze events:
|
| Exposanten/sponsors | Uw gegevens worden bewaard gedurende tien jaar te rekenen vanaf het laatste event waaraan u heeft deelgenomen. Deze bewaringstermijn is niet van toepassing indien u Fedagrim nog een betaling verschuldigd bent. In dergelijk geval worden uw gegevens bewaard zolang de schuld niet is voldaan. |
| Jury/sprekers | Uw gegevens worden bewaard gedurende tien jaar te rekenen vanaf het laatste event waaraan u heeft deelgenomen . |
| Bezoekers/ personen die ingeschreven waren voor het event maar die zich niet hebben aangemeld | Uw gegevens worden bewaard gedurende tien jaar te rekenen vanaf het laatste event waaraan u heeft deelgenomen. |
| Abonnees Nieuwsbrief | Uw gegevens worden bewaard zolang u uw inschrijving voor de nieuwsbrief niet opzegt. |
| Perscontacten/Public Relations | Uw gegevens worden bewaard zolang u de functie uitoefent voor de welke u in onze database werd opgenomen. |
| Leveranciers | Uw gegevens worden bewaard tot zeven jaar na het verstrijken van de overeenkomst |
| Archivering | Het is mogelijk dat we uw gegevens nog langer moeten bewaren voor andere doelstellingen, bv. om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (oa boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) of om als bewijsstuk te kunnen dienen in het kader van een juridisch geschil. De toegang tot gearchiveerde gegevens is beperkt. |
Beveiliging van uw gegevens
We doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en uw privacy zo veel mogelijk te beschermen. We nemen alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn.
met name om verlies, misbruik of wijziging van de informatie die we verzamelen te voorkomen.
Enkel medewerkers die noodzakelijk over de toegang tot uw gegevens moeten beschikken om hun opdracht te kunnen uitvoeren, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens. Zij gaan bewust om met persoonsgegevens en confidentiële informatie.
Beschrijving van uw rechten en procedure om uw rechten uit te oefenen
Uw recht op toegang en verbetering
Conform de bepalingen van de privacy wetgeving, heeft u recht op toegang tot uw gegevens opgenomen in ons bestand. U hebt tevens het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.
Uw recht om uw toestemming in te trekken
Indien u Fedagrim toestemming heeft verstrekt voor de verwerking, kan u die op elk moment opnieuw intrekken.
Uw recht op verzet
U kan zich steeds verzetten, zonder opgave van reden, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
Uw recht om vergeten te worden
U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen vermeld in de wet.
Uw recht op beperking van de verwerking
In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we uw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is.
Uw recht op overdraagbaarheid van de gegevens
Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld. In dergelijk geval zullen uw gegevens overgedragen worden aan de door u opgegeven bestemmeling.
Uitoefening van uw rechten
U dient uw rechten via schriftelijke aanvraag uit te oefenen. Wij behouden ons het recht voor u te verzoeken ons een bewijs van uw identiteit voor te leggen (om te voorkomen dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen).
U kan uw aanvraag richten naar volgend adres: Fedagrim VZW, Jules Bordetlaan 164, bus 4, 1140 Brussel, tav afdeling Privacy of per e-mail gericht aan privacy@fedagrim.be
Als u ons uw aanvraag per e-mail stuurt zullen wij - behoudens u ons daartoe andere instructies zou geven - deze ook per e-mail beantwoorden.
Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerken wij uw aanvraag binnen een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de behandeling ervan. Indien uw aanvraag complex is, kan deze periode eventueel met maximaal twee maanden verlengd worden, maar in dergelijk geval zullen wij u hierover vooraf informeren.
Voor meer informatie over onze privacy verklaring of indien u klachten heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens, kan u ons schriftelijk contacteren via hierboven vermeld adres.
U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan contact@apd-gba.be.